Registros contables de personas jurídicas: nuevos requerimientos


Recientemente la Ley No. 52 de 2016, que establece la obligación de llevar registros contables y mantener documentación de respaldo por un período mínimo de cinco (5) años a toda persona jurídica (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y fundaciones de interés privado), fue modificada mediante la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021, estableciendo requerimientos adicionales. Dicha ley introduce adecuaciones en materia de transparencia fiscal y prevención de blanqueo de capitales y se divide en tres secciones: Registros Contables, Debida Diligencia y el Sistema Único de Beneficiarios Finales.

A continuación, detallamos lo más relevante relacionado a los Registros Contables. Le invitamos a contactarnos ante cualquier duda o mayores detalles.
  1. Los registros contables deben entregarse en original o copia para custodia del agente residente, quien deberá conservarlos de forma confidencial.

  2. La información a entregar está determinada por el tipo de actividad de la persona jurídica, así:

  • Las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, tales como acciones, inmuebles, cuentas bancarias y/o de inversión, entre otros, deberán entregar como registros contables los documentos que reflejen el valor de los activos, los ingresos que generan dichos activos y los pasivos relativos a dichos activos.

  • Las personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá deben entregar un libro diario y un mayor.

  • Por su parte, las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores de carácter público o privado, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil, deben entregar el estado de cuenta del custodio o el balance general de la persona jurídica.

  • Cuando los registros contables originales sean mantenidos fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar, anualmente y por escrito al agente residente el nombre y los datos de contacto del custodio de dichos registros contables originales y dela documentación de respaldo, al igual que la dirección física donde estos se encuentren.


El incumplimiento de estas obligaciones podría generar a la persona jurídica las siguientes sanciones:

  • Multas de 5 mil dólares hasta 1 millón de dólares considerando la gravedad de la falta, la reincidencia y la magnitud del daño.

  • Suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica, sin perjuicio de que esta cumpla con las obligaciones establecidas en la ley, sus reglamentos y regulaciones.

Además, el agente residente está obligado a renunciar a su calidad de tal, respecto a la persona jurídica que incumpla con esta obligación.

Definiciones:
  • Registros Contables: Aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.

  • Documentación de respaldo: Aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.

  • Persona jurídica: Se refiere a toda sociedad anónima, de responsabilidad limitada o de cualquier otro tipo, así como fundación de interés privado, constituida de acuerdo a las leyes de la República de Panamá.


Nuestra Firma está a su disposición para ayudarle a cumplir con estas obligaciones. Contáctenos al correo palzate@cedeymen.com o a taxsolutions@cedeymen.com